- これまでの記事
- 今回は1日のスケジュール管理を学ぶ
- サイクルシステムとは
- 1日の最初にスケジュールを立てる
- 会議にはアラームを設定しておく
- 1日の終わり
- 個人的なタスクと仕事のタスクを一緒に管理する
- Notion
- 次回
これまでの記事
これまで
についてやってきました。
今回は1日のスケジュール管理を学ぶ
『エンジニアのための時間管理術』から1日のスケジュール管理を学びます。
- 作者:Thomas A. Limoncelli
- 発売日: 2006/10/19
- メディア: 単行本（ソフトカバー）
- この本の4章では「サイクルシステム」と呼ばれるものについての概要を説明し、
- 5〜7章で「サイクルシステム」の詳細について説明しています。
今回は主に5章の「作業リスト」と「今日のスケジュール」について学びます。
実は今回の内容は、以前に書いたこの記事の内容にだいぶ近いです。
サイクルシステムとは
「サイクルシステム」とはこの筆者が編み出した時間管理の方法です。1日を1サイクルとして同じサイクルを何回も繰り返していく的なことだと思います。
サイクルシステムの名前の意味とか、サイクルシステムとは何かは考えず、紹介されているテクニックのうちできそうなところや、役に立ちそうなところから始めていくのが良いと思います。
1日の最初にスケジュールを立てる
1日の最初に頭を使って今日のスケジュールを立てます。あとは書かれたタスクを上から順にこなしていくだけです。
一つタスクが終わった後、「次に何をするか」を考えるのは意外と時間がかかります。また、優先度の高い最寄のより先に低いものを間違えて実行してしまうかもしれません。スケジュールを立てるのは時間の無駄と思うかもしれませんが、時間的にも、また優先度判断的にも、やったほうが得なのです。
最初に、今日の会議の予定などを確認し、1日のうち何時間作業できるのかを把握します。僕の場合は会議の予定はGoogleカレンダーで管理しています。
続いて今日の作業リストを作成します。昨日終わらなかったチケット、自分に割り当てられている作業チケット、色々やるべきタスクがあります。まずそれを優先度順に並べます。すべて順番に並べる必要はありません。「すぐやらなきゃいけない」「今週中くらい」「今月中くらい」「いつでもいい」くらいの段階でいいです。
この中で、優先度の高い課題を今日できそうな範囲で選択して作業リストに乗せます。溢れたのは明日にまわしてしまいます。
あとは書かれたタスクを順にこなしていくだけです。
僕の意識している点
会議と会議の間の作業時間になるのですが、それが30分だったり2時間だったりします。2時間の間には集中力が必要なタスクを実行することにします。30分の時間にはコードレビューなど軽めのタスクをします。
どの時間にどのタスクをするかイメージしておくとタスクも進みやすくなるでしょう。
優先度に迷った時は？
タスクAとBどっちを先にやれば良いのか迷うことがあります。この時は上司に相談しましょう。
相談することで上司としても「この人はきちっと相談してくれる」「私の思ったとおりの優先度で進んでくれている」と安心してくれるでしょう。
会議にはアラームを設定しておく
「会議まであと30分...」「会議まであと10分...」そんなことを考えながら作業していないでしょうか。それは作業に集中できていません。
会議にはアラームを設定しておきましょう。Googleカレンダーは優秀で、会議にアラームを設定できます。
僕はデフォルトで
- 会議の1時間前
- 会議が入っていることを忘れてご飯を食べに行ったりすることを防止します
- 会議の1分前
- これが鳴ってから会議室に移動すれば間に合います
の2回アラームが鳴るように設定してあります。
1日の終わり
1日の終わりにタスクを整理します。
終わらなかったタスクは次の日に移動します。今日の作業リストは必ず全て「済」の状態にします。
優先度が高いけど終わらなかったタスクがある場合で、必要な場合は上司や取引先に連絡します。
計画通りに行かないこともあります。その日に割り込み作業が発生することもあります。このような場合は優先度の低い作業が翌日に回されることになります。
あるいは、予め1時間分の「割り込み枠」を確保しておくというテクニックもあります。
個人的なタスクと仕事のタスクを一緒に管理する
個人的なことと仕事のことを異なるカレンダーやタスクリストで管理していないでしょうか。
そうするとどうしても「仕事のカレンダーしか見ない」といった事が起こるので、全部一つのカレンダーで管理することをおすすめします。
「19時から飲み会」という個人的な予定があったとしたら「18時までに仕事を終わらせる」必要があるように、結局個人的なカレンダーと仕事のカレンダーには依存関係があります。この点を考えても、カレンダーや作業リストは一つにまとめたほうが良いです。
Notion
僕はタスクの管理に Notion を利用しています。*1。
僕が使っている作業リストを公開しておきます。
https://www.notion.so/utakata/8af348ec7cf14151833325dbb83c4a7c
次回
次回何を書くかは決めていません。 まだ6章までしか読んでないからです。 何か個人的に気になったことがあったら書きます。
*1:もっと良いツールがあれば乗り換えることもやぶさかでないのですが、今の所はこれが一番使いやすいです
